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Multi Project Resource Scheduler : un add-on qui facilite la gestion de ressources

Récemment, Projexia a lancé MPRS – Multi Project Resource Scheduler, un add-on à SAP Business ByDesign qui vient renforcer les capacités du module de projet dans ByDesign.
Notre équipe d’Innovation a travaillé sans relâche pour développer une solution adaptée aux besoins des entreprises fonctionnant en mode projet, ce qui nous a valu une belle récompense : le SAP Top Innovation Partner Award !

Alors, qu’est-ce que permet réellement de faire MPRS, et quelle est l’histoire derrière ce nouveau add-on ? Nous nous sommes entretenus avec Patrick Lévesque, Directeur de l’Innovation, Solutions Cloud chez Projexia, pour le savoir.

D’où est partie l’idée de créer MPRS ?

L’idée est venue après diverses conversations que nous avons eu avec nos clients, en particulier avec ceux qui avaient des besoins spécifiques en gestion de projet. La plupart du temps, ils cherchaient à changer de système ERP et étaient intéressés par SAP Business ByDesign pour son affinité avec les entreprises qui fonctionnent en mode projet.
Nous avons cependant remarqué que malgré ses points forts, ByDesign manquait de fonctionnalités avancées en gestion de ressources.
Par exemple, l’un de nos clients voulait être capable de planifier quotidiennement ses ressources et avoir de la visibilité sur qui est disponible, et à quel moment. Le client avait besoin d’un planning board pour ses ressources.

Nous avons décidé d’aller de l’avant avec SAP Business ByDesign, et avons en parallèle commencé à travailler sur un add-on qui offrirait les fonctionnalités que les entreprises fonctionnant en mode projet souhaitent.
Le projet MPRS était né.

Est-ce que MPRS était une solution développée spécifiquement pour un client, ou avez-vous pris une approche multi-client dès le départ ?

Dès le départ, on a développé l’outil en multi-client, en sachant que ça allait être un atout majeur pour toutes les entreprises sous SAP Business ByDesign, qui fonctionnent en mode projets. On a travaillé en se basant sur les meilleures pratiques de l’industrie et également sur ByDesign, qui est multi-tenant et multi-client.
Notre client XYZ Technologie Culturelle nous a beaucoup aidé avec ce projet. Ils nous ont permis d’avancer, nous avons eu beaucoup de sessions de « brainstorm ». Le client a vu dès le départ la valeur ajoutée que pouvait apporter MPRS à leur entreprise, et a accepté de nous aider à faire progresser le projet.

Quelles ont été les premières étapes du développement de la solution ?

Nous avons premièrement dû réfléchir à un outil pour développer cette application. Après plusieurs études comparatives de ce qui était disponible sur le marché, nous avons choisi d’utiliser SAP Cloud Platform.

Nous avons ensuite créé la valeur minimale de l’application : « Quelle est la valeur minimum que l’on doit avoir dans le système pour répondre aux besoins de nos clients et des utilisateurs de SAP Business ByDesign ».

Il y a eu beaucoup de design fonctionnel dès le début. De nombreuses séances de brainstorming ont également eu lieu pour définir qu’est-ce qu’on amène et qu’est-ce qu’on n’amène pas dans MPRS. Nous savions que la gestion de ressources était au cœur de l’application, mais nous avons dû nous demander jusqu’où nous voulions aller.

Comment s’est constituée l’équipe ?

Au début il y avait deux personnes seulement sur l’équipe. Un gestionnaire et un architecte de solution.
Il y a eu une preuve de concept qui a été montée avec ces deux ressources.
Quand on a vraiment vu un engouement / un intérêt fort de la part de SAP, on a décidé de vraiment avoir une équipe dédiée à MPRS, plus grosse. Un gestionnaire pour le projet, l’architecte de solution, des développeurs, et des consultants fonctionnels.
Une équipe sérieuse et passionnée depuis 1 an / / an et demi.

Qui sont les gens derrière MPRS ?

Au départ, nous avions seulement deux ressources qui travaillaient sur MPRS : un gestionnaire et un gestionnaire de solutions, qui a bâti le « proof of concept ».
SAP a démontré beaucoup d’enthousiasme face au projet, et nous avons décidé de bâtir une plus grosse équipe, entièrement dédiée à MPRS :

- Un architecte de solution, qui a travaillé sur MPRS dès le premier jour et qui a mis un effort considérable à réfléchir au design de la solution
- Un développeur principal, qui est sorti de l’école il y a 2 ans et qui est passionné par son travail sur MPRS. Il a travaillé dessus nuit et jour et je suis encore surpris (et reconnaissant) d’autant de dédication !
- Un consultant SAP Business ByDesign fonctionnel dans le module gestion de projets et achat, qui a aidé à faire les analyses fonctionnelles au niveau de ByDesign et qui nous aide à réfléchir aux processus à mettre en place.
- Une consultante SAP Business ByDesign junior, qui nous a aidé avec toutes les phases de test.
- Un designer UX/UI, qui a travaillé sur le design de l’application et sur l’expérience utilisateur.
- Une analyste en recherche opérationnelle, qui a développé un algorithme pour calculer la disponibilité des ressources dans le système.

Certains de nos consultants nous offraient également leur aide à mi-temps, selon nos besoins ponctuels. Quasiment tout le monde chez Projexia a été impliqué à un moment donné. MPRS est le résultat d’un superbe travail d’équipe.

Quelles ont été les difficultés de travailler sur un tel projet ?

MPRS a amené Projexia hors des sentiers battus. Nous sommes une entreprise de services, qui s’est dotée d’une équipe de développement de produit. Ce fut tout un changement culturel pour nous, notamment avec le fait de devoir maintenant gérer des heures non-facturables VS les heures facturables.
On s’en est néanmoins bien sortis, et ça fait maintenant partie de notre culture.

L’autre difficulté a été de définir quelles fonctionnalités intégrer dans MPRS, sachant que c’est une très grosse extension de l’ERP, tout en respectant les logiques et l’intégrité du système. Le défi est relevé mais est toujours présent : chaque nouvelle fonctionnalité est tout un challenge.

On a travaillé fort pour construire la base, et dans les mois et années à venir, nous allons continuer à améliorer ou amener de nouvelles fonctionnalités.

A qui s’adresse MPRS ?

Tous les clients SAP Business ByDesign qui utilisent le module de gestion de projet peuvent utiliser MPRS.
Les gens qui travaillent dans l’industrie des services et en assignation de ressources verrons MPRS comme un outil qui leur permet de travailler plus vite et plus efficacement.
Présentement, on se concentre beaucoup sur la gestion de ressources, mais nous avons des clients qui sont plus axés sur la gestion de projet qui démontrent de l’intérêt pour MPRS, donc nous sommes en train d’ajouter ces composantes à MPRS pour donner encore plus de flexibilité.

C’est un add-on qui vient de sortir et sur lequel on continue d’investir beaucoup d’énergie. Nous allons continuer à le faire évoluer dans les années à venir. C’est une solution très évolutive, à l’image de SAP Business ByDesign.

Pour en savoir plus sur MPRS, visitez le SAP App Center et allez consulter notre vidéo promotionnelle.

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