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Les nouvelles technologies peuvent vous aider à tirer le meilleur de chaque dollar dépensé sur vos logiciels d’entreprise

Votre personnel est la clé d'une mise en œuvre réussie de votre ERP. Les mettez-vous en situation pour réussir?

Chaque année, les entreprises investissent des dizaines de milliards de dollars dans la formation en milieu de travail. Malgré cet investissement, leurs employés passent plus d'un jour par semaine à chercher des informations pour faire leur travail, selon l'Economist Intelligence Unit (EIU).

Comment est-ce possible ? La réponse dépend en grande partie de la façon dont les organisations abordent la gestion des connaissances. Traditionnellement, les entreprises s'appuient sur la formation en classe et les interactions personnalisées pour transférer les connaissances d'un employé à l'autre. Mais ces modèles sont en décalage avec les besoins modernes de la main-d'œuvre pour plusieurs raisons.

Pour commencer, le lieu de travail moderne se complexifie de plus en plus. Les employés utilisent huit applications logicielles différentes, en moyenne, pour accomplir leur travail, contre quelques-unes à peine il y a dix ans. De plus, le travail est plus éparpillé qu'auparavant. À la suite de la COVID-19, on estime qu'un employé sur quatre travaillera à domicile d'une manière ou d'une autre sur une base permanente.

Malgré ces réalités, les organisations consacrent toujours jusqu'à 65 % de leur budget de formation à des formations théoriques en classe qui, malheureusement, ne donnent pas toujours de résultats. Prenons une étude de 2019 publiée dans la Harvard Business Review. L'étude a révélé qu'un apprenant moyen ne retient que 25 % des informations partagées en classe six jours plus tard. Toutefois, si la formation fait partie d'un programme plus long ou plus interactif, les apprenants peuvent se rappeler jusqu'à 80 % de ce qui a été enseigné deux mois plus tard.

Si votre entreprise investit dans un logiciel d'entreprise qui nécessite une formation et une gestion du changement pour produire les résultats souhaités, cette augmentation de la rétention des connaissances devrait éveiller votre intérêt. Une telle augmentation implique une meilleure adoption des logiciels, une augmentation de la productivité et de la satisfaction professionnelle des employés et, bien évidemment, un meilleur retour sur votre investissement dans la formation et dans votre nouveau système ERP. Mais comment y parvenir?

Eh bien, il y a des avancées passionnantes en cours dans le domaine de la gestion des connaissances qui pourraient avoir un impact significatif sur le retour sur investissement de logiciels complexes tels que les ERP. Ces avancées s'articulent autour d'un nouveau type de technologie appelé "solutions d'adoption numérique" (Digital Adoption Solutions, en Anglais) qui permettent un "apprentissage dans le flux du travail" très recherché.

Si vous ne connaissez pas le concept, l'apprentissage dans le flux du travail est réalisé lorsqu'un travailleur peut trouver avec succès la réponse à une question ou obtenir un soutien dans son travail, tout en étant sur le point d'effectuer une tâche réelle. Cette façon d'apprendre diffère considérablement d'une formation ponctuelle en classe qui se déroule à un moment précis, avec un programme d'études défini et dans un cadre simulé.

Historiquement, l'apprentissage dans le cadre du flux de travail résulte surtout d'interactions personnalisées avec des formateurs professionnels ou des pairs ou supérieurs informés appelés "super utilisateurs". Les "super utilisateurs" sont souvent appelés à transmettre de manière ponctuelle des connaissances institutionnelles importantes à leurs collègues. Le problème de ce type de transfert de connaissances est qu'il ne correspond tout simplement pas à toutes les entreprises.

Une autre forme populaire de gestion des connaissances implique l'identification, la collecte et la diffusion des connaissances institutionnelles par le biais d'un référentiel numérique codifié. Vous connaissez peut-être ce processus : un travailleur est encouragé à documenter une compétence, une expérience ou une meilleure pratique et à stocker cet objet de connaissance codifié dans un référentiel. Toute personne ayant passé du temps à essayer d'extraire des connaissances d'un tel système vous dira qu'ils sont difficiles à utiliser au début et régulièrement ignorés par la suite. (Vous comprenez maintenant où vont certains de ces milliards de dollars gaspillés pour la formation de la main-d'œuvre et la gestion des connaissances.)

Les DAS offrent cependant une meilleure solution. Bien qu'elles soit encore relativement nouvelles, il a été prouvé qu'elles permettaient de mieux tirer parti des connaissances institutionnelles et de minimiser le gaspillage dans le processus de réutilisation. Les technologies DAS permettent une approche durable de la gestion des connaissances et peuvent accélérer le rythme d'apprentissage et accroître la pertinence des informations partagées.

Les solutions d'adoption numérique que nous avons étudiées chez Projexia fournissent toutes une assistance à la demande aux utilisateurs finaux lorsqu'ils effectuent des tâches dans un système. Cela augmente les chances qu'un apprenant soit réceptif aux connaissances fournies, ce qui est essentiel pour que le travail soit fait non seulement aujourd'hui mais aussi à l'avenir. En outre, les objets de connaissance stockés dans un système DAS peuvent être utilisés plusieurs fois et dans plusieurs formats, ce qui améliore considérablement la réutilisation des connaissances codifiées.

Comme d'autres dans le domaine du conseil, de l'intégration et de la gestion des technologies, nous pensons que l'apprentissage est un processus qui dure toute la vie et qui ne s'arrête pas à la fin des études. Au contraire, nous pensons que l'apprentissage est aussi éternel qu'essentiel – et ce, pour de bonnes raisons.

Nous savons par expérience que la réussite de la mise en place d'un ERP est un défi dans les meilleures circonstances. Mais cela est d'autant plus difficile lorsque les clients négligent la gestion du changement. Pour réussir avec un ERP aujourd'hui, vous devez vous engager à investir suffisamment dans les personnes, les processus et les technologies dont vous dépendez.

Bien que cela puisse être nouveau, prenez le temps de comprendre ce que les solutions d'adoption numérique peuvent faire pour votre organisation. Votre directeur financier vous en remerciera, et vos employés ne perdront plus un jour par semaine à chercher des informations que vous avez déjà partagées.

 

Autrice: Tove Strander, Spécialiste en formation, Projexia

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